Vereinsumtragungen

Wenn es in einem Verein nach einer Mitgliedervollversammlung (MV) zu Änderungen im Vorstand oder Satzungsänderungen gegeben hat, müssen diese im Vereinsregister vermerkt werden. Die Kommunikation zwischen Verein und Vereinsregister (Amtsgericht) findet, von telefonischen Nachfragen seitens des Vereins abgesehen, ausschließlich über einen Notar als Firewall/Router statt.

Leider hat es sich in der Vergangenheit gezeigt, daß es sich bei staatlich geprüften Notaren um keine besonderen Menschen handelt, sondern daß sie auch Fehler begehen oder wichtige Dinge übersehen. Im folgenden habe ich daher ein paar Erfahrungen und Tips aufgeschrieben, die beachtet werden sollten.

Requirements des Amtsgerichts

Das Amtsgericht benötigt auf jeden Fall:

• Unterschriebenes Protokoll der Mitgliedervollversammlung
• Eine (oder je nach Satzung zwei) notariell beglaubigte Unterschrift des neuen Vorstands
• Kopie der Einladung zur MV
• Anzahl der Mitglieder zur Zeit der MV
• Das Protokoll der MV muß eine Anwesenheitsliste enthalten sowie die Beschlußfähigkeit befinden
• Name, Geburtsdatum und Wohnort des gesamten Vorstandes

Bei einer Satzungsänderung werden zusätzlich zwei komplette neue Satzungen benötigt. Eine davon darf eine Kopie sein und muß nicht unterschrieben sein. Zusätzlich wird eine Gegenüberstellung benötigt, welche Passagen wie geändert wurden. Dieses sollte in der Einladung zur MV enthalten sein.

Checkliste

Im folgenden eine kleine Checkliste. Diese oder ähnliche Probleme sind aufgetreten, weswegen der Vorgang vom Amtsgericht zurückgekommen ist und der Notar eine neue Runde einläuten mußte.

1. Falls es sich um eine Satzungsänderung handelt, sind zwei Protokolle beigefügt? Der Notar könnte das selbst beachten und einfach eine zusätzliche Kopie beilegen. Die Vergangenheit hat leider gezeigt, daß dieses nicht selbstverständlich ist.
2. Bei einer Neu-Eintragung oder Satzungsänderung: Ist die neue Satzung in sich schlüssig? Sind Fristen, Vorstands-/Beirats-Wahlen und -Besetzungen konsistent beschrieben?
3. Im Protokoll muß vermerkt sein, daß die Beschlußfähigkeit gegeben ist (oder daß sie nicht gegeben ist und es daher keine Beschlüsse gibt).
4. Für jeden Beschluß muß der Ausgang der Wahl (ja/nein/enthalten) notiert werden.
5. Ist das Protokoll unterschrieben? Vom neuen Vorstand ist ausreichend.
6. Falls die Einladung ein falsches Datum enthielt, muß dieses im Protokoll vermerkt werden. Aus dem Protokoll muß hervorgehen, daß dennoch fristgerecht zur MV eingeladen wurde und daß alle damaligen Vereinsmitglieder von der Einladung bzw. MV gewußt haben. Der Fehler muß ggf. ausführlich beschrieben werden.
7. Geht aus dem Protokoll (am besten im Kopf, vor/nach der Anwesenheitsliste) eindeutig hervor, wieviele Mitglieder der Verein zur Zeit der MV hatte?