Vortragsreihen

Meine Erfahrungen mit dem Organisieren von Vortragsreihen sollen anderen helfen, professionelle Veranstaltungen zu organisieren und Fehler nicht zum fünfzigsten Mal erneut zu machen.

1. Arbeitsaufwand
2. Zielgruppe
3. Werbung
4. Technik
5. Vortrag

1 Arbeitsaufwand

Im Prinzip steckt in der Organisation einer Vortragsreihe nicht viel Arbeit. Die nötigen Arbeiten dürfen jedoch nicht unterschätzt werden. Der Haken liegt jedoch im Detail und in der kontinuierlichen Arbeit. Anders als bei einer einmaligen Veranstaltung müssen hier regelmäßig und kontinuierlich Arbeiten übernommen werden. Wenn sie vergessen werden, wirkt sich das auf die Zahl der Besucher aus.

Schlecht besuchte Veranstaltungen wirken sich immer negativ aus. Die Veranstalter sind unzufrieden, die Referenten ärgern sich, daß sie sich soviel Arbeit gemacht haben, die Besucher fühlen sich klein in dem großen Raum.

Personen

Im Prinzip kann eine Vortragsreihe von einer einzigen Person organisiert werden. Diese Person muß sich jedoch quasi mehrfach in der Woche 1-2 Stunden mit der Organisation beschäftigen. Im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses kann dieses zum Beispiel geschehen.

Soll die Vortragsreihe jedoch ehrenamtlich organisiert werden, ist es unzumutbar, daß nur eine Person sich um die Organisation kümmert. In diesem Fall müssen die Arbeiten aufgeteilt werden und mehrere Leute müssen Hand in Hand arbeiten.

Wenn das nicht geschieht, werden nur wenige Personen zu den Vorträgen kommen, was für den Vortragenden ärgerlich ist, da mit der Vorbereitung ein gewisser Zeitaufwand verbunden ist. Dieser lohnt sich nicht für nur 20 Zuhörer.

Arbeiten

Die anfallenden Arbeiten können in verschiedene Bereiche aufgeteilt werden, wobei der größte Teil im Bereich Öffentlichkeitsarbeit zu finden ist.

Auf die Arbeiten wird weiter unten im Detail eingegangen.

2 Zielgruppe

Bevor eine Vortragsreihe organisiert wird, muß geklärt werden, für welche Zielgruppe die Vorträge organisiert werden sollen. Abhängig von der angesprochenen Zielgruppe muß die Werbung und Durchführung angepaßt werden.

Für Schüler macht es z.B. keinen Sinn, Plakate in der Uni aufzuhängen. Für Studenten hingegen ist es nur mäßig sinnvoll, Anzeigen in regionalen Zeitschriften zu schalten. Wenn allgemein interessierte Personen, die nicht im Universitäts-Umfeld zu finden sind, angesprochen werden sollen, muß ermittelt werden, wie man sie erreicht.

3 Werbung

Das wichtigste an einer Vortragsreihe ist die Werbung. Ohne auf die Vorträge hinzuweisen, werden keine Besucher kommen. Sie sind der Garant dafür, daß die Vortragsreihe ein Erfolg wird, die Referenten zufrieden sind und bereit sind, später einen weiteren Vortrag zu halten. Die Vortragsreihe muß daher verantwortungsvoll und in den passenden Medien angekündigt werden.

Nachdem die passenden Medien für die Werbung gefunden wurden, beginnt das Problem. Es muß herausgefunden werden, wann welche Organisation welche Informationen erhalten muß. Da die verschiedenen Zeitschriften, Sonderbeilagen, Radiosendungen etc. unterschiedliche Redaktionsschlüsse haben, müssen unterschiedliche Zeitpunkte eingehalten werden. Hinzu kommt das Problem, daß Termine teilweise verloren gehen, wenn sie zu weit in der Zukunft liegen, so daß die Organisationen tatsächlich für jeden Vortrag einzeln mit Informationen versort werden müssen.

Hier kann ein großes Problem für die Organisation verborgen sein , denn daraus resultiert, daß tatsächlich kontinuierlich für die Organisation der Vortragsreihe gearbeitet werden muß. Teilweise verschieben sich zudem noch Erscheinungstermine und damit Redaktionsschlußtermine, die schlimmstenfalls für jede Ausgabe herausgefunden und beachtet werden muß.

Printmedien

Normalerweise gibt es für jede Stadt verschiedene lokale oder regionale Zeitschriften, die von der Bevölkerung gelesen wird. Welche Medien dieses sind, hängt von der Zielgruppe ab.

Konservative Menschen lesen hautpsächlich die Tageszeitung. Studenten lesen oftmals falls überhaupt nur Szeneblätter und regionale Boulevardpresse oder Stadtmagazine. Schüler lesen die Tageszeitung und vielleicht Stadtmagazine.

Oftmals sollen auch Personen aus dem Umland angesprochen werden, in deren näheren Umgebung es dieses Angebot nicht gibt. Die jeweiligen Zeitschriften müssen ebenfalls bedacht werden.

Radio

Verschiedene Radiosender verfügen über einen Veranstaltungskalender, in dem auf Vorträge, Konzerte und Parties hingewiesen wird. Falls die Zielgruppe der Vorträge zu den Hörern dieser Sendungen gehören, sollte mit der Radiostation vereinbart werden, die Termine dort aufzunehmen.

Kalender

Gibt es Jahres- oder Monatskalender in der Stadt? Falls ja, muß entschieden werden, ob die Termine dort aufgenommen werden sollen und in welcher Form. Teilweise gibt es auch Kalender im Web oder in Monatsmagazinen. Die Magazine müssen dann rechtzeitig die Information über den jeweils nächsten Vortrag erhalten.

Web

Es gibt viele Terminkalender im Web. Welche für die Vortragsreihe relevant sind, hängt von der Zielgruppe ab. Falls es in dem Bereich derartige Kalender gibt, müssen die Termine dort entsprechend eingetragen werden, und zwar rechtzeitig.

Sehr wichtig ist hier auch der eigene Webserver und die Ankündigungen dort. Auf dem eigenen Webserver besteht zudem die Möglichkeit, weitere Informationen wie Anfahrtsbeschreibungen und Zusammenfassungen zu bieten. Insbesondere von der letzteren Möglichkeit sollte auch Gebrauch gemacht werden, falls ein Vortragstitel einmal nicht so aussagekräftig ist, daß man sofort weiß, worum im Vortrag geredet wird.

Plakate

Die sichtbarste Möglichkeit, auf Veranstaltungen aufmerksam zu machen, ist über Plakate. Für Vortragsreihen macht es sich bezahlt, einmal ein Plakat zu entwerfen und anschließend nur noch die Termine auszutauschen.

Vorsicht, auch hier liegt der Haken im Detail. Die Termine müssen auch tatsächlich aktualisiert werden, denn sonst werden nicht nur die Plakate weggeworfen, sondern die Interessenten schauen sie auch nicht mehr an, weil sie sowieso nicht aktuell sind.

Zudem muß entschieden werden, wo Plakate aufgehängt werden. Das ist auch wieder stark von der Zielgruppe abhängig. Wenn Schüler angesprochen werden sollen, müssen die Informationen irgendwie in die Schulen getragen werden. Sollen Studenten erreicht werden, dann muß in der Universität und Fachhochschule informiert werden.

Geschäfte

Teilweise ist es sinnvoll, in themennahen Geschäften auf die Vorträge hinzuweisen. Bei Vorträgen im Computerbereich könnte man in den Computerläden und Buchhandlungen, die Computerbücher vertreiben, auf die Vorträge hinweisen.

Aber Vorsicht: Die Hinweise (üblicherweise Plakate) müssen immer aktualisiert werden. Zusätzlich muß bedacht werden, wie oft die Besucher in die Geschäfte gehen. Nicht jeder Computerbesitzer, der angesprochen werden soll, geht einmal pro Woche in ein Computergeschäft, sondern nur ein paar male pro Jahr. Gegebenenfalls muß daher auf mehrere Termine im Voraus hingewiesen werden.

Mensaflyer

Wenn Studenten angesprochen werden sollen, macht es sich oftmals bezahlt, bis zu einer Woche vor der Veranstaltung mittags auf den Mensatischen ansprechende Flugblätter zu verteilen, die auf den Vortrag hinweisen. Sie dürfen ruhig eine kleine Zusammenfassung enthalten, damit man etwas zu lesen hat und sich unter dem Titel auch etwas vorstellen kann.

Möglicherweise müssen für diesen Zweck mehrere Mensen versorgt werden. In Oldenburg wären das z.B. Hauptmensa Uhlhornsweg, Mensa Fachhochschule und Mensa/Cafeteria Wechloy. Es muß gegebenenfalls auch geklärt werden, was mit den Mensen im Umland ist, z.B. Uni-Bremen, FH Wilhelmshaven etc.

Um resourcenschonend und kostensparend werben zu können, sollten die Flugblätter nach der Mittagspause wieder eingesammelt werden. Dafür existiert in der Mensa am Uhlhornsweg z.B. nur ein schmaler Zeitschlitz von 15-30 Minuten. Wenn man zu spät kommt, kann man die Flugblätter nicht mehr einsammeln, da die Bediensteten bereits die Tische reinigen und alle Flugblätter weggeworfen haben.

In Oldenburg sähe der Zeitplan ungefähr so aus:

Für die Mensa werden pro Tag übrigens knapp 200 Zettel benötigt. Der Schwund beim Einsammeln beträgt ca. 10%. Einige Studenten nehmen die Flugblätter mit, teilweise wird so stark gekleckert, daß die Zettel nicht mehr zu gebrauchen sind.

4 Technik

Der Bereich Technik umfaßt verschiedene Bereiche, die am besten von verschiedenen Personen übernommen werden.

Raum

Die Raumfrage muß rechtzeitig geklärt sein, damit frühzeitig auf die Veranstaltung(en) hingewiesen werden kann. Wo sollen die Vorträge stattfinden? Sind die Räumlichkeiten geeignet? Ist der Raum zu groß oder zu klein?

Der Raum sollte nicht zu groß sein, da sich die Zuhörer sonst verlassen vorkommen. Es macht einen schlechten Eindruck, wenn nur 30 Personen in einem Hörsaal für 300 Personen sitzen. Das wirkt kümmerlich. Wenn mit nur so wenigen Personen gerechnet wird, dann sollte ein viel kleinerer Raum besorgt werden. Wenn der Raum dann tatsächlich zu klein sein sollte, war es immerhin ein gut besuchter Vortrag. Passiert das öfter und steht zu erwarten, daß es die nächsten Male ähnlich aussieht, dann sollte ein neuer Raum gefunden werden.

Raumwechsel sind zu vermeiden. Falls sie aus o.g. Gründen unvermeidbar sind, dann ist rechtzeitig zu klären, in welchem Raum der Vortrag stattfindet, damit frühzeitig auf die geänderte Raumsituation hingewiesen werden kann. Wenn der Raumwechsel kurzfristig stattfindet, muß im alten Raum auf den neuen hingewiesen werden, z.B. durch ein Schild an der Tür oder einem Hinweis an der Tafel. Dazu muß ein Organisator hinreichend früh kommen, um die Beschilderung vorzunehmen.

Ausreichend früh vor dem Vortrag muß unter Umständen die Bestuhlung überprüft werden. Während Hörsäle oftmals fest Bestuhlung haben, ist das in Seminarräumen nicht der Fall. Gruppentische oder die U-Form sind für Vorträge nicht besonders sinnvoll. Wegen Sonderveranstaltungen kann es zudem vorkommen, daß die Tische und Stühle aus den Räumen entfernt wurden. Wer rechtzeitig vor Ort die Lage überprüft, kann Schlimmeres verhindern.

Vortragstechnik

Für jeden Vortrag muß geklärt werden, welche Technik der Referent benötigt und ob diese bereits im Raum installiert ist. Falls das nicht der Fall ist, muß die Technik rechtzeitig beschafft werden. Oftmals sind Beamer und Videorekorder und teilweise auch Overhead-Projektoren nicht dauerhaft in den Räumen installiert. Sie müssen rechtzeitig geliehen, abgeholt und wieder zurückgebracht werden.

Im Falle von Beamern sollte sichergestellt werden, daß der verwendete Rechner auch mit dem Beamer zusammenarbeitet. Für Notfälle sollte sich überlegt werden, wie man das Problem löst, falls der Laptop des Referenten nicht mit dem Beamer im Raum zusammenarbeitet. (Auf dem Oldenburger LinuxTag gab es ein solches Problem.)

Computer

Wenn der Referent plant, Computer oder andere zusätzliche Stromabnehmer einzusetzen, muß rechtzeitig geklärt werden, ob die Anzahl der vorhandenen Steckdosen ausreichend ist. Falls nicht, müssen rechtzeitig Verlängerungskabel und Mehrfachsteckdosen beschafft werden.

Aufzeichnungen

Wenn die Vorträge aufgezeichnet und ggf. weiterverwertet werden sollen, muß darüberhinaus geklärt werden, ob die benötigte Aufnahmetechnik vor Ort ist. Falls direkt mit dem Rechner aufgezeichnet werden soll, muß zusätzlich geprüft werden, ob die benötigte Software vorhanden und einsatzfähig ist, ob die Festplatte ausreichend freie Kapazität bietet und, falls benötigt, ein Internetanschluß zur Verfügung steht. Bei zusätzlicher Technik macht es sich zudem bezahlt, wenn mindestens eine weitere Person vor Ort ist, die sich nur um die Aufzeichnungen kümmert.

5 Vortrag

Wenistens ein Organisator sollte rechtzeitig vor dem Vortrag vor Ort sein und Zuhörern bereits Rede und Antwort stehen. Wenn der Referent noch etwas aufbauen muß, sollte ihm dabei ebenfalls geholfen werden. Bei Referenten, die nicht täglich Vorlesungen halten, kann es zudem wichtig sein, ihnen ein Glas Wasser (kein Blubberwasser, daran verschluckt man sich) hinzustellen, damit die Kehle nicht austrocknet.

Es macht sich immer gut, wenn das Publikum zu Anfang vom Veranstalter begrüßt wird und der Referent kurz angekündigt wird. Die Zuhörer wissen dann gleich Bescheid, wer vor ihnen steht und wieso er über dieses Thema referiert.

Im Anschluß an den Vortrag sollte Zeit für Diskussionen und Fragen bestehen. Falls der Referent nicht selbst die Redeleitung übernimmt, muß der Veranstalter dieses machen. Wichtig ist es, Fragen aus dem Publikum zu wiederholen, damit das restliche Publikum sie auch hören kann.

Im Anschluß an die abschließenden Fragen sollte sich der Veranstalter beim Referenten bedanken. Es besteht jetzt die Möglichkeit, auf die nächsten Termine hinzuweisen. Die Zuhörer möchten jetzt allerdings aufstehen und nach Hause, so daß die Ankündigungen kurz gehalten werden sollten.