Howto LinuxTag — Was passiert da eigentlich?
Joey ist seit dem LinuxTag 1999, dem letzten in Kaiserslautern, beim LinuxTag dabei. Damals hat er als Aussteller den Stand für das Debian-Projekt organisiert. Beim Abbau ist er jedoch nicht weggelaufen, als noch generelle Arbeit zu tun war und hat den Organisatoren geholfen.
Aufgrund seiner guten Kontakte in der Szene wurde er für die folgenden Jahre als Koordinator für die Projekte assimiliert. Nach und nach sind mehr Aufgaben hinzugekommen, inzwischen kümmert er sich um die Betreuung der Helfer in Karlsruhe, die Community und auf der Veranstaltung selbst um das Büro und die gesamte Organisation. Bei Bedarf wird jedoch an die passenden Ansprechpartner vermittelt, die für den jeweiligen Teil der Veranstaltung zuständig sind.
Gliederung
- Allgemein: Einblick in verschiedene Referate
- Vor dem LinuxTag
- Auf dem LinuxTag
- Überblick und Detailansicht
- Zuordnung von Namen
Definition
- Was ist der LinuxTag?
- Fünf Säulen
- Vortragsprogramm
- Kommerzielle Ausstellung
- Ausstellende Projekte
- Business- und Behördenkongress
- Tutorien (neu in 2004)
- teilweise mit Einnahmen
- teilweise nur mit Ausgaben
Besucherentwicklung
- Entstanden 1995 an der Uni Kaiserslautern
- 1995: mit 50 Besuchern
- 1996: mit 70 Besuchern
- ...
- 1999: mit 7.000 Besuchern
- 2000: mit 17.000 Besuchern
- 2001: mit 15.000 Besuchern
- 2003: mit 19.500 Besuchern
- 2004: mit 16.500 Besuchern
- 2005: mit 12.000 Besuchern
- Seit 2000 in professionellem Messegelände, da 7.000 Besucher für die Uni KL zuviel waren
Planungen
- Nach dem LinuxTag ist vor dem LinuxTag
- Planungen beginnen ca. 1 Monat nach dem vergangenen LinuxTag
- Dazwischen Klausurtagung
- Konzepte ausarbeiten
- Freies Vortragsprogramm
- Businesskongress (neu seit 2000)
- Behördenkongress (neu seit 2003)
- Tutorien, EU-Workshop (neu seit 2004)
- Ausstellung
- Werbung, Marketing, Sponsoring
- Unterkunft/Hotelverträge
- Social Event, Location
- KaLUG-Unterstützung
Vortragsprogramm
- Programm-Kommittee
- Terminplan
- Call for Papers
- Vorträge bewerten
- Vorträge auswählen
- Thematisch sortieren/gruppieren
- Tracks zusammenstellen
- Ausarbeitungen einfordern
- Ausarbeitungen korrigieren
- Hotelplanung
- Vortragstechnik
Business- und Behördenkongress
- Programm-Kommittee
- Kostenplanung
- Terminplan
- Werbung
- Vorträge einholen
- Vorträge sichten (nach CfP)
- Vorträge auswählen
- Tracks zusammenstellen
- Catering
- Hotelplanung
Ausstellerbetreuung
- Konditionen festlegen
- Erreichbarkeit (10/5)
- Verträge ausarbeiten
- Telefonbetreuung
- Werbematerial erstellen
- Auswertung des letzten LinuxTag
- Werbeaussendungen
- Verhandlungen
- Sonderkonditionen
- Aufplanung
- Ausstellerverzeichnis
Sonderkonditionen für Aussteller
- Vorträge im Business Forum
- Subkonferenzen
- Fahnen
- Werbematerialien
- Anzeige im Messejournal
- Sonderwünsche beim Standbau
- Sponsoring
- Projekte auf Stand
- Gegengeschäfte
Tutorials
- Konzept erstellen
- Themen festlegen
- Anzahl Tutorials = Anzahl Räume
- Trainer finden & verpflichten
- Partner?
- Dauer festlegen
- Ankündigung
- Anmeldung
Messeauftritte
- CeBIT
- Midvision
- Systems
- Internet World
- Funkausstellung
- Linuxwochen
- HCT
- Linux Weekend
- Multimediamarket
- ...
Hotelplanung
- Verträge mit Hotels
- Kontingente festlegen
- Zimmerplanung für Core + Dienstleister
- Zimmerplanung für Vortragende
- Kontingente für Aussteller und Besucher
- Partnerwerbung
- Vernetzung
Social Event
- Konzept
- Kalkulation
- Location finden
- Musik, DJ oder nicht?
- Catering
- Dekoration
- Transport
- Eintrittspreise
- Community sponsorn?
- Zugangskontrolle
Projekte
- Planungen, Konzept
- Aufplanung
- Workshops, Vorträge
- Sonderwünsche
- Beschreibungen
- Messejournal
- Andere Publikationen
- Netzwerk
Messejournal
- Konzept, Partner
- Redaktion
- Design, Format
- Content liefern
- Druckfahnen kontrollieren
- Grussworte, Einleitungen
- Vortragsprogramm
- Aussteller-Verzeichnis
- Aufplanung?
- Deadlines
- Einleger?
CD / DVD
- Konzept, Content
- Knoppix?
- Deadlines
- Web-Tree
- Goodies
- fortunes
- Vorträge
- Beide Teile mastern
- Testen
- Pressen
Marketing
- Plakate
- Flyer
- T-Shirts
- Grafiken
- Corporate Identity/Corporate Design
- Knoppix-Grafiken
- Preview-Plakat
- Beschilderung
Aufplanung
- Ausstellung
- Fluchtwege
- Standvergabe
- Sonderwünsche
- Sonstige Constraints
- Foren
- Projekte, Stadthalle
- Detailpläne
- Messebauer
Website
- Jedes Jahr neue Technik
- Jedes Jahr viel cooler als bisher
- In 2004 erstmals zu cool für uns selbst
- Jetzt mit neuem Team und Typo3
- Content
- Mitarbeiter
- Fremdsprachen
- Informationen integrieren
- Slashdot-Effekt vermeiden
- Daher mit Java/Tomcat/Hibernation, weil cacht selbst oder nicht?
Pressearbeit
- Pressemitteilungen
- Official Speak
- Content aufbereiten
- Presse informieren
- VIPs informieren
- Lobbying
- Presse auf dem LinuxTag betreuen
- Live-Reportagen
- Journalisten-Planungen
LinuxTag generell
- Konzepte
- Verhandlungen
- Grussworte
- Eröffung(en)
- Politiker
- Sponsoring
- Technik
- Aktionen
Knowledge-Management
- Konferenzen
- Mails
- Mailing-Listen
- IRC
- Webseiten
- Wiki
- Telefon
- Fax
Kongress-/Messegesellschaft
- Miete der Stadthalle
- Miete der Gartenhalle
- Konditionen
- Ausstattung
- Rechtliche Bestimmungen
- Verhandlungen für Projekte
- Verfügbarkeiten der Räume
- Audio-Technik
- Foren
- Veranlassung
- Anmeldung
LinuxTag Büro
- Aufbau
- Platzverteilung
- Arbeitsplätze einrichten
- Netzwerk aufbauen
- Internet-Anschluss
- Firewall
- Informationen aggregieren
- Erreichbar sein
- Einkaufen
- Verpflegung
- Raumverwaltung
- Helferbetreuung
Direkt vor dem LinuxTag
- Wer macht was?
- Wer kommt wann?
- Wer bringt was mit?
- Projekte-Netzwerk
- Beschilderung
- Büroschlüssel
- Auf- und Abbauzeiten klären
- Aufplanung überprüfen
- Kosten klären
- Zugang zum Büro klären
Auf dem LinuxTag
- Aufbau überwachen
- Aufsteller reparieren / erneuern
- Beschilderung
- Dekoration
- Helferbetreuung
- Speaker-Betreuung
- Ansprechpartner
- Lösungen entwickeln
- Engpässe beseitigen
- Blubber
Nach dem LinuxTag
- Büro abbauen
- Netzwerke abbauen
- Möbel
- Sachen separieren
- Beschilderung abbauen
- Dekoration entfernen
- Leergut wegbringen
- PKWs beladen
- Transporter beladen
- After-LinuxTag-Party
- After-LinuxTag-Party-Party
Grobe Kosten
- ca. 30kEUR: Werbemaßnahmen
- ca. 25kEUR: Ausstellung der Projekte
- ca. 25kEUR: Hotel
- ca. 50kEUR: Stadthalle
- ca. 50kEUR: Gartenhalle
- ca. 10kEUR: Social Event
- ca. 75kEUR: Vorstand
Vorstand hat auf Anfrage keinen Betrag bestätigt - ca. 150kEUR: Dienstleister
- ca. 50kEUR: Reisekosten (gesamtes Jahr)
- ca. 10kEUR: Miete KL (gesamtes Jahr)
Diese Kosten sind grob geschätzt und können im Detail von der Realität 2005 abweichen. Die tatsächlichen Kosten für die Miete des Messegeländes erhalten wir zudem erst weit nach der Veranstaltung.
Zuordnung von Namen
- Generell: Manti, Nils
- Marketing: Kleini, Andreas
- BuBK: Oli, Christel
- Aussteller: ergomedia
- Aufplanung: Ruth
- Vorträge: Nils
- Finanzen: Manti
- Eingang: Manti (Benny, Sebastian)
- Tutorien, Martin, Ingo
- Community: Joey
- Technik: -
- Büro: Joey, Benny, Klaus, Susanne
- Firewall: Arne
- LAMP: Georg, Jan
- Coding Marathon: Joey
- Foo: Ruth, Joey
- Viele Helfer und KaLUG-Mitglieder